Baza konkurencyjności 2021-2027

Zamawiający, dokonując czynności w ramach Zasady konkurencyjności, powinien posługiwać się Bazą konkurencyjności która jest internetowym narzędziem dedykowanym Zasadzie konkurencyjności. Zgodnie z podrozdziałem 3.2.1) Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, zasada konkurencyjności jest procedurą zobowiązującą beneficjenta do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, a także do działania w sposób przejrzysty i proporcjonalny.

Jednym z warunków realizacji tych zasad jest podstawowa funkcja BK21 tj. składanie ofert przez platformę BK21 oraz automatyczne otwarcie ofert dopiero w chwili upływu terminu ich składania. Nikt, poza oferentem nie ma dostępu do oferty przed upływem tego terminu.

Sposób komunikowania się w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym ogłoszenie zapytania ofertowego, składanie ofert, wymianę informacji między zamawiającym a wykonawcą oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się pisemnie za pomocą BK21. Obowiązek ten wynika z Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 (dalej: Wytyczne), Sekcja 3.2.3 Ogłoszenia, pkt 1 (z zastrzeżeniem pkt 2 i 3) .

W praktyce oznacza to, iż składanie ofert powinno odbywać się poprzez moduł (zakładkę) Oferty, a zadawanie pytań oraz udzielanie odpowiedzi poprzez moduł (zakładkę) Pytania, dostępne w każdym ogłoszeniu.

Komunikacja poprzez BK ma miejsce od publikacji ogłoszenia do upłynięcia terminu składania ofert. „Oświadczenia” lub „dokumenty”, o których mowa w wytycznych dotyczą etapu składania ofert (funkcjonalność BK21 pozwala załączyć „dokumenty” lub „oświadczenia” do oferty) i ewentualnego wyjaśniania treści ogłoszenia, nie dotyczą zaś wyjaśniania treści ofert (lub potwierdzania warunków udziału w postępowaniu). Po upłynięciu terminu składania ofert, komunikacja przez BK nie jest wymagana, można zatem kontaktować się z wykonawcami bezpośrednio, drogą mailową, np. za pomocą danych kontaktowych dostępnych w sekcji „Osoby do kontaktu” w ogłoszeniu.

Ocena, czy stopień upublicznienia zapytania ofertowego był wystarczający do uznania wydatku za kwalifikowalny zgodnie z pkt 5) sekcji 3.2.3. Wytycznych, w przypadku postępowań wszczętych przed ogłoszeniem regulaminu wyboru projektów, w których wciąż funkcjonowało rozwiązanie składania ofert poza BK21, należy do właściwej instytucji.

Natomiast w sytuacji, gdy postępowanie o udzielenie zamówienia zostało wszczęte po ogłoszeniu regulaminu wyboru projektów, o ile nie zastosowano wyłączeń z pkt. 2) i 3) Sekcji 3.2.3. Wytycznych, podjęte przez beneficjentów działania pozwalające na składanie ofert poza BK21 stoją w sprzeczności z treścią Wytycznych i tym samym wydatki poniesione w ramach takiego postępowania mogą zostać uznane za niekwalifikowalne.

Patrz odpowiedź na pyt. 2

Funkcjonalności BK21 nie umożliwiają przeprowadzenie takiego sposobu „dogrywki” przez BK21. Wynika to z faktu, że taki sposób procedowania nie jest przewidziany w samych Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
Niemniej, zgodnie z Podrozdziałem 3.2. pkt 1) przytaczanych Wytycznych: „Właściwa instytucja zobowiązuje beneficjenta w umowie o dofinansowanie projektu, a wnioskodawców w regulaminie wyboru projektów – do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, a także do działania w sposób przejrzysty i proporcjonalny – zgodnie z procedurą określoną w niniejszym podrozdziale (zasada konkurencyjności).”

Tak więc, dla postępowania o udzielanie zamówienia, udzielanego zgodnie z zasadą konkurencyjności, postępowanie to musi być przeprowadzone w warunkach zapewniających zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców, jak również musi być przeprowadzone w sposób przejrzysty i proporcjonalny, a nadto z zachowaniem należytej staranności.
Istotne jest, aby ewentualne zasady przeprowadzania działań przez zamawiających (beneficjentów lub wnioskodawców) były znane wykonawcom już w trakcie trwania postępowania. Jest to element równego traktowania wykonawców, podobnie jak wskazane powyżej zasady przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia. Oznacza to, że kryteria zaproszenia do ewentualnej aukcji elektronicznej winny być jednolite dla wszystkich, a jeśli nie są – kryteria selekcji uczestników aukcji powinny być jasno przedstawione w zapytaniu ofertowym, w sposób zapewniający tworzenie wykonawcom równych warunków udziału w postępowaniu. Ewentualna aukcja powinna być przeprowadzona na platformie cyfrowej, interoperacyjnej itd., do której otwarty dostęp zapewnia zamawiający. Sama aukcja nie powinna doprowadzić do powstania ceny rażąco niskiej.

Dodatkowo zgodnie z Wytycznymi, komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia między zamawiającym a wykonawcami ma miejsce przez BK21 (do momentu upłynięcia terminu składania ofert wskazanego w ogłoszeniu). Po tym terminie, działania użytkowników w zakresie wzajemnego kontaktu ze sobą, powinny już mieć miejsce poza BK21 – jednak w sposób, zapewniający właściwą ścieżkę audytu, na potrzeby potencjalnych kontroli.[2]

[2] Pismo MFiPR z dnia 23 czerwca 2023 roku, sygn. DKF-IV.6817.18.2023.PW

Na podstawie zapisów sekcji 3.2.1 pkt 2 lit. i) Wytycznych, zasady konkurencyjności można nie stosować do przypadków określonych w art. 214 ust. 1 pkt 11-14 ustawy Pzp w stosunku do podmiotów wskazanych w tym przepisie.

Biorąc pod uwagę literalne brzmienie pkt 2) lit. i) Wytycznych, w związku z brzmieniem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy PZP, zamawiający sektorowi są zwolnieni od stosowania zasady konkurencyjności w przypadku udzielania zamówień podmiotom zależnym. Tak więc spółka posiadająca status zamawiającego sektorowego może skorzystać z wyłączenia zawartego w sekcji 3.2.1. pkt 2 lit. i) Wytycznych dot. zamówień sektorowych udzielanych na rzecz jej spółek zależnych w przypadkach określonych w art. 365 ustawy PZP.
Należy jednak mieć na uwadze, że na mocy Umowy o dofinansowanie uprawnienie to będzie ograniczone, ponieważ w projektowanym par. 12 pkt 6 wzoru Umowy o dofinansowanie beneficjent ma zapewnić, że w ramach Projektu, zamówienia o charakterze zamówień sektorowych o wartości równej lub wyższej niż próg określony w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ustawy Pzp, udzielane przez:

• podmioty wskazane w art. 365 ust. 1 ustawy Pzp w przypadku zamówień na dostawy,
• podmioty wskazane w art. 365 ust. 2 ustawy Pzp w przypadku zamówień na usługi,
• podmioty wskazane w art. 365 ust. 3 ustawy Pzp w przypadku zamówień na roboty budowlane,
• podmiot utworzony przez zamawiających w celu wspólnego wykonywania działalności, o którym mowa w art. 366 ustawy Pzp

– jeżeli podmioty te udzielają takich zamówień w celu realizacji zamówień sektorowych, które zostały im udzielone w oparciu o wyłączenia wynikające z art. 365 oraz art. 366 ustawy Pzp, będą udzielane z analogicznym zastosowaniem procedur dotyczących udzielania zamówień sektorowych, w szczególności zgodnie z art. 5 i art. 376 ustawy Pzp, a w zakresie obowiązku upubliczniania zapytania ofertowego przy zachowaniu wymogów właściwych dla zasady konkurencyjności, określonej w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności na lata 2021-2027. Niedopełnienie tego wymogu skutkować będzie niekwalifikowalnością wydatków.
Czyli do samego zamówienia udzielanego na podstawie art. 365 nie stosujemy Wytycznych, ale do udzielania dalszych zamówień przez podmiot wykonujący ww. zamówienie sektorowe będzie już konieczne stosowanie BK21.[3]

[3] Pismo MFiPR z dnia 19 czerwca 2023 roku, sygn. DPI-XI.6920.7.2023.LK

Baza konkurencyjności umożliwia zamieszczanie ogłoszeń o postępowaniach tylko dla zamówień wchodzących w skład projektów, dla których uruchomiono nabór lub zawarto umowę o dofinansowanie.

Zgodnie z procedurą zawierania umów w KPO podmioty, które nie są zobowiązane do stosowania przepisów prawa zamówień publicznych posiadają  swoje wewnętrzne zasady/regulaminy wyboru wykonawcy i realizacji zamówienia, które zobowiązane są stosować. Obowiązują je również przepisy regulujące obrót gospodarczy (np. penalizowanie działania na szkodę spółki), które ograniczają ryzyko nadużyć przy wydatkowaniu środków finansowych.

Jednocześnie należy pamiętać, iż w przypadku nie uzyskania wsparcia projektu w ramach KPO, można złożyć wniosek o dofinansowanie do innego programu np. FEnIKS.

W takim przypadku niezbędne będzie zastosowanie zasad zawartych w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, w tym również przeprowadzenie pełnego postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności – niewystarczającym jest zamieszczenie wyłącznie ogłoszenia w bazie.

Maksymalny rozmiar plików zamieszczanych w BK21 to 25 MB na każdy załącznik, przy limicie 20 plików na każde ogłoszenie.
W związku z występującym limitem miejsca na załączniki w ogłoszeniu, w przypadku braku miejsca na dodanie załączników zamawiający może zamieścić je poza Bazą – np. na swojej stronie internetowej – a link do nich (dokładny) zamieścić w ogłoszeniu w BK2021.[4]

[4] Pismo MFiPR z dnia 23 czerwca 2023 roku, sygn. DKF-IV.6817.18.2023.PW